At udbyde tele- og datatjenester kan være en særdeles kompliceret affære. Markedet er uigennemskueligt og det kan være svært at beregne hvordan et givet forbrug handles og prissættes hos de forskellige teleselskaber. Vi har i Netplan udarbejdet en liste med ti gode råd om hvordan man kan indhente tilbud på tele- og datatjenester. Listen er udarbejdet på baggrund af de mange hundrede udbud som Netplan har gennemført det sidste 1-2 år.
10 gode råd
- Inddrag nuværende operatør i kortlægning
- Opdel udbud i delaftaler
- Efterspørg flatrate men også forbrugsbaseret afregning
- Efterspørg virksomhedspakker for mobildata
- Få en garanti for dækning og kapacitet
- Objektiv måling af generel mobildækning
- Inkluder anskaffelse af terminaler
- Ingen binding ved aftale ophør
- Stil krav til korrekt fakturering
- Maksimal priser og benchmark af aftale
1) Inddrag nuværende operatør i kortlægning
Med fordel kan man få den nuværende operatør til at kortlægge virksomhedens forbrug. Derved sparer man ressourcer og samtidig undgå man en tvist med den nuværende operatør mht. grundlaget for udbuddet. Det er væsentligt, at man samtidig beder operatøren om rapporter som dokumentation for kortlægningen. Hvis man benytter flere leverandører, så husk at spørge alle.
2) Opdel udbud i delaftaler
Det er vigtigt for resultatet af et udbud, at man bringer en så stort volumen i udbud som muligt. Erfaringsmæssigt anbefales det at opdele udbuddet i flere delaftaler og specificere, at der ikke må være afhængigheder imellem de enkelte delaftaler. Dette anbefales for at opnå det samlet bedst mulige resultat, herunder mulighed for at vælge den samlet økonomisk mest attraktive operatør for hver delaftale. Der er flere tilfælde, hvor operatører har forudsat valg af en delaftale forudsætter valg af en anden delaftale. Dervet begrænses det det samlede besparelsespotentiale.
3) Efterspørg flatrate men også forbrugsbaseret afregning
Mange virksomheder efterspørger flatrate primært for at opnå en budgetmæssig forudsigelighed og minimering af de ressourcer der bruges på forbrugskontrol og optimering af abonnementer. I mange tilfælde kan flatrate være en dyr købt løsning, og det anbefales derfor, at man efterspørger både en flatrate og en forbrugsbaseret afregning. Således vil man kunne estimere, hvad der bedst kan svare sig og eventuelt hvor meget en operatør tager sig betalt i "risikopræmie" ved en flatrate.
4) Efterspørg virksomhedspakker for mobildata
Forbruget af mobildata er på få år steget markant i takt med at flere og flere medarbejdere anvender mobiltelefoni. Mange af de nuværende aftaler omfatter ikke mobildata, og flere virksomheder oplever en markant stigning omkostningerne til mobiltelefoni. Prisen pr. Mb varrierer meget fra 8 kr. til under 1 kr. pr. Mb - så der er rigtig meget at komme efter i et udbud af mobildata. I stedet for individuelle mobildataabonnementer bør man i et udbud efterspørge virksomhedspakker for mobildata som alle virksomhedens mobiltelefoner trækker på. Det er ofte billigere, da mange medarbejdere ikke udnytter de inkluderede Mb i tillægsabonnementet for mobildata.
5) Få en garanti for dækning og kapacitet
I forbindelse med at virksomheder i stigende grad anvender mobiltelefoni er det vigtigt, at virksomheder i forbindelse med et udbud stiller krav til operatøren om garanteret indendørs dækning og kapacitet på virksomhedens adresse(r).
Hensigten er, at understøtte virksomheders mobile løsninger og at eventuelle omkostninger til etablering af dækning indgår i en vurdering af de enkelte operatører tilbud. Ofte afholder operatørerne alle omkostninger for etablering af dækning og kapacitet.
6) Objektiv måling af generel mobildækning
Hvilken operatør har den bedste mobildækning? Det er et rigtigt svært spørgsmål. Man kan stille krav om garanteret indendørsdækning. Anderledes forholder det sig med den enkelte operatør generelle dækning. Hvorfor man i et udbud bør stille krav til oplysning om antal mastepositioner som operatører har samlet og for udvalgte geografiske områder. Derudover bør man stille krav til SLA herunder Call Setup Succes Rate (CSSR) og Call Termination Succes Rate (CTSR) koblet til en bod. Endelig er det vigtigt at stille krav til både måling af CSSR og CTSR for virksomhedens mobiltelefoner og operatørens generelle performance.
7) Inkluder anskaffelse af terminaler
Flere operatører er ved at afskaffe terminaltilskud. I forbindelse med et udbud er operatører tilbøjelige til alligevel at give et tilskud eller en pulje til køb af mobiltelefoner, hvorfor virksomheder bør opgøre det årlige antal mobiltelefoner indkøbt de seneste 12 måneder. I øvrigt skal man være opmærksom på, at mobiltelefoner som bruges hver dag i en erhvervsmæssig sammenhæng har en holdbarhed på i gennemsnit 18-24 måneder.
8) Ingen binding ved aftale ophør
Stil krav om at alle abonnementer ophører ved aftalens ophør. Dette anbefales for at undgå uforudsete omkostninger i forbindelse med et eventuelt skift til ny operatør. Efterspørg bindingsomkostninger i god tid hos den nuværende operatør i forbindelse med et udbud, da der typisk er mulighed for at forhandle om beløbets størrelse.
9) Stil krav til korrekt fakturering
Stil krav til korrekt fakturering, da mange virksomheder bruger unødig meget tid på kontrol og opfølgning i forbindelse med fejlfakturering. Dette krav skal være koblet til en bod. Stil krav til at operatøren skal kunne udskrive en kreditnota, hvilket enkelte operatører afviser. Ofte tilbyder operatører at regulere fejl i næstkommende faktura. Dette betyder, at hvis der fortsat er fejl i de kommende fakturaer risikerer man at miste overblikket.
Desuden praktiserer nogle teleselskaber at fakturere bruto priser, dvs. typisk listepriser, hvorfra der så trækkes de aftalte rabatter og prisreduktioner. Hos nogle teleselskaber følges bruto pris faktureringen og rabatopgørelsen ikke ad, hvilket gør det så godt som umuligt at kontrollere regningerne. Kræv derfor altid netto pris fakturering.
10) Maksimal priser og benchmark af aftale
Stil krav til maksimal priser - at priser og takster kun kan falde og at rabatsatser kun kan stige i aftale perioden. Dette giver en budgetmæssig sikkerhed for virksomheden. Stil samtidig krav om at aftalen løbende skal kunne benchmarkes i forhold til markedsniveau, hvilket giver mulighed for at man som kunde kan kræve en genforhandling, såfremt markedet udvikler sig radikalt i aftaleperioden som det f.eks. er sket med mobildata.
Få mere at vide
Kontakt Jesper Haumann i Netplan, hvis du vil vide mere om udbud af teletejnester, har brug for et godt råd, eller bare vil spørge til rådene på listen her. Du kan også se listen og følge debatten på Netplan Voice Forum.
